Léa a signé l’acte de vente de son deux-pièces au printemps. Quelques semaines plus tard arrive une enveloppe épaisse : la convocation à l’assemblée générale de la résidence, vingt-huit lots, un ascenseur, une cour intérieure. Elle ne connaît encore personne dans l’immeuble et ne sait pas par quel bout prendre la liasse. Son cas est inventé, mais il ressemble à celui de beaucoup de nouveaux propriétaires.

Elle a d’ailleurs eu de la chance : le notaire a notifié la vente au syndic à temps. Dans le cas contraire, la convocation serait partie chez l’ancien propriétaire.

Lire la convocation dans le bon ordre

La convocation contient l’ordre du jour, c’est-à-dire la liste des résolutions soumises au vote, et les documents nécessaires pour se prononcer : comptes de l’exercice écoulé, budget prévisionnel, devis et contrats proposés. Léa commence par ce qui engage de l’argent : l’approbation des comptes, le budget de l’année suivante et un projet de ravalement. Pour chaque résolution, elle repère la majorité requise, en général mentionnée : article 24 pour la majorité des voix exprimées, 25 pour la majorité absolue de tous les copropriétaires, 26 pour la double majorité.

Si le ravalement est voté, il sera appelé auprès d’elle. Pour des travaux votés avant son achat, une règle mérite d’être connue : vis-à-vis du syndic, paie celui qui est copropriétaire au moment où l’appel de fonds devient exigible. Vendeur et acquéreur peuvent prévoir un autre partage dans l’acte, mais cet arrangement ne vaut qu’entre eux.

Venir, voter par correspondance ou donner un pouvoir

Quand on ne peut pas venir, deux solutions existent. Le vote par correspondance, au moyen d’un formulaire, permet de se prononcer résolution par résolution sans être présent ; mais si une résolution est amendée en séance, ce vote ne pourra pas suivre la nouvelle rédaction. Le pouvoir, lui, confie sa voix à quelqu’un qui pourra réagir aux débats. Certaines assemblées permettent aussi de participer à distance, par visioconférence.

Le mandataire peut être un autre copropriétaire ou une personne extérieure, mais ni le syndic, ni son conjoint, ni ses préposés. Le nombre de pouvoirs qu’une même personne peut détenir est par ailleurs limité. Et mieux vaut éviter le pouvoir signé en blanc et renvoyé tel quel : on ne sait ni qui votera, ni dans quel sens.

Léa décide d’y aller. Une première assemblée reste le meilleur moyen de rencontrer ses voisins, de mettre des visages sur les noms du conseil syndical et de comprendre qui fait quoi dans l’immeuble.

Préparer ses questions avant la réunion

Entre la convocation et l’assemblée, les pièces justificatives des charges sont tenues à la disposition des copropriétaires. Léa en profite pour consulter le contrat de l’ascenseur et les factures les plus lourdes. Elle note quelques questions, à poser au moment des résolutions concernées plutôt qu’en fin de séance, quand la salle se vide :

• Quel est le solde du fonds de travaux, et à quoi est-il destiné ?
• Des travaux importants sont-ils prévus ces prochaines années, et figurent-ils dans un plan pluriannuel ?
• Le syndicat a-t-il des impayés de copropriétaires, et pour quel montant ?
• Des sinistres ou des procédures sont-ils en cours ?
• Quand arrivent à échéance les principaux contrats : ascenseur, nettoyage, assurance ?

Le syndic convoque l’assemblée, en assure en principe le secrétariat, établit le procès-verbal et suit l’exécution des décisions. À Lille, le cabinet Vacherand présente par exemple la préparation et la tenue des assemblées générales, les procès-verbaux et le suivi des décisions parmi ses missions de syndic. Adresser ses questions au gestionnaire quelques jours avant la réunion laisse le temps de préparer une réponse chiffrée.

Le soir de l’assemblée, et les semaines qui suivent

En séance, l’assemblée désigne d’abord son président, puis suit l’ordre du jour. Léa signe la feuille de présence, vote, pose ses questions et note les réponses. Elle aimerait parler d’un local à vélos, mais le sujet ne figure pas à l’ordre du jour : l’assemblée ne peut pas voter dessus. Elle demandera au syndic, par écrit, de l’inscrire à la prochaine.

Le procès-verbal arrive ensuite. Il mérite d’être lu attentivement : c’est lui qui fait foi des décisions prises, et sa notification fait courir le délai pendant lequel les copropriétaires opposants ou absents peuvent contester une résolution.

Un dernier conseil : rangez convocations, procès-verbaux et appels de charges dans un même dossier, année par année. Le jour où vous revendrez, ou si une décision est contestée, vous retrouverez en quelques minutes ce que d’autres chercheront pendant des jours.